Эффективное планирование рабочего процесса. Эффективное планирование рабочего времени на предприятии Тип задач: «Важно, но не срочно»

Наверняка с вами бывает так, что в конце тяжелого дня вы чувствуете себя опустошенным не из-за того, что устали, а потому что не достигли ни одной существенной . У каждого из нас имеются оправдания этому: бесконечные встречи, частые отвлечения, срочные дела. Но результат один и тот же - вы не успели сделать ничего из того, что заранее запланировали. Так как же научиться планировать свои дела так, чтобы у вас оставалось время на все – важные задачи, семью, развлечения?

Важность планирования

Если вы планируете эффективно и с умом, то это умение позволяет вам:

Понимать, за какое время реально достичь определенной цели.
Убеждаться, что у вас есть достаточно времени для выполнения самых важных задач.
Планировать время на случай непредвиденных обстоятельств.
Избегать брать на себя такое количество дел, которые вы не сможете выполнить.
Упорно работать над своими личными и карьерными целями.
Иметь достаточно времени на семью, друзей, саморазвитие и хобби.
Достигать .

Время нельзя купить или замедлить, зато его можно потратить впустую и сожалеть о прошлом. Планирование помогает получать удовольствие от настоящего и стремиться преуспеть в будущем.

Как планировать свое время

Многие вещи лучше всего делать прямо сегодня и сейчас, однако начать планировать лучше всего в начале недели или месяца и делать это регулярно. Впрочем, если вы фрилансер, то можете начать сейчас.

Существуют сотни самых разных методик и приложений, которые позволят вам эффективно планировать свое время. Например:

Wunderlist
Trello
Todoist
Any.do

Эти сервисы удобны, они позволяют вводить легко данные, получать обратную связь в виде графиков и дополнительной информации.

Определите доступное время

Наверняка у вас есть дела, которые вы делаете каждый день и тратите на них определенное количество времени. Есть соблазн включить и его, но будьте реалистами - вам нужно планировать свободное время. Заранее решите, сколько свободного времени потратите на работу, сколько на саморазвитие, а сколько на здоровье, семью и развлечения.

Распланируйте основные действия

Какие действия вам обязательно нужно совершить для того, чтобы гарантированно сделать свою работу хорошо? Исходите именно из этого, не делайте ее плохо, не забирайте это время.

Определите дела с высоким приоритетом

Именно эти дела должны быть на первом месте для вас, что совсем не обязательно означает делать их в первую очередь (для них может быть определенное время, не зависящее от вас). Это значит выделить время для тщательной подготовки.

Например, ваш главный приоритет - изучить за год. Вы записались на курсы и трижды в неделю вам нужно быть в определенном месте с шести до восьми часов вечера. Вы не должны пропустить ни одного урока, позаботиться о том, чтобы не опаздывать на курсы и делать все домашние задания, если они есть. Это ваш главный приоритет. Помните также, что одного посещения курсов будет недостаточно, потому что высоких результатов человек достигнет только когда будет вплетать новый навык в свою повседневную жизнь. В случае с английским это означает читать книги и смотреть фильмы на этом языке. Вы можете делать это не каждый день, но ходить на курсы и быть на них подготовленными обязаны.

Планируйте время для непредвиденных обстоятельств

Типичная ошибка новичков в планировании - думать, что все пройдет именно так, как запланировано. В нашем мире подвести может кто и что угодно: люди, обстоятельства, погодные условия, валютный курс, политика государства, собственный организм. Поэтому будьте мудрее и выделяйте несколько часов на всякий случай.

Распланируйте дискреционное время

Дискреционное время - это время, которое остается между вашими заданиями в том случае, если вы их выполнили раньше, чем предполагали. А также это сознательно выделенный период времени, во время которого вы хотите достичь целей. Все зависит от ваших ценностей и приоритетов. Для некоторых людей это может быть прочтение книжки или просмотр фильма.

Анализируйте свою деятельность

При планировании будет недостаточно пытаться успеть сделать все дела. Вам понадобится искать возможно вечный баланс. Даже самые успешные люди являются крайне гибкими при планировании - они , свой организм и его возможности для того, чтобы с каждой неделей совершенствовать свой список дел. Также вы можете делегировать свои обязанности, просить о помощи и отправлять задачи на аутсорсинг.

Для более глубокого понимания планирования, пройдите курс по . В нем вы сможете узнать о его основах, а также выбрать методику, подходящую именно вам.

Желаем вам удачи!

Продуктивность и результативность работы, напрямую зависит от правильного формулирования поставленных задач и их выполнения, поэтому здесь играет ключевое значение. В первую очередь, нужно знать, что планирование – это осуществление определенных рабочих моментов, выбор временного промежутка для их реализации, и непосредственный контроль результатов. Данные аспекты очень важны, и имеют некоторые нюансы. Если их знать, тогда вы сможете достичь максимальной эффективности при выполнении дневного плана.

Постановка задач

Главным моментом в формировании ежедневного плана, является верная постановка задач. Необходимо не только выделить время для их решения, но и правильно определить каждую из них. Многие люди довольно банально прописывают пункты для плана: провести встречу или собрание, сделать презентацию, подготовить отчет и тд. Все эти задачи нацелены на процесс, а не на результат. Однако, чтобы достичь эффективного планирования , нужно озвучить постановку задачи. К примеру, существует надобность пополнить штат еще одним работников, данная цель прописана в плане на определенный день и имеет следующую формулировку: «провести 3 собеседования». Вместо этой распространенной фразы, следует писать: «нанять одного человека». Если после проведения собеседований, наниматель так и не нанял нового работника, значит поставленная цель осталась не достигнутой. Такой подход к поставленной задаче позволит отметить, был ли достигнут план за отведенной на это время, и какой результат был получен. Помимо этого, вы сможете проанализировать личную эффективность.

Правило Парето и расстановка приоритетов

Многие полагают, что определение приоритетности задач – это ключ к эффективному планированию . Однако, давайте проанализируем, так ли это на самом деле? В этом нам поможет правило Парето, которое звучит следующим образом – 80% результата дает 20% усилий. Зачастую подобный принцип встречается в бизнесе, так, например, 20% сотрудников в состоянии принести 80% пользы или 20% усилий, могут дать 80% прибыли. Становиться понятным, что стоит все усилия сконцентрировать на выполнении этих 20% задач.

Однако предугадать, какие именно усилия войдут в данные 20%, как правило, очень сложно или практически невозможно. Система приоритетов подразумевает наличие навыков эффективного планирования, то есть умение определять важные задачи от менее существенных. Человек прилагает максимум усилий, чтобы сделать все дела, которые якобы кажутся приоритетными и значимыми. В результате он выполняет только некоторую часть из плана.

Согласно , лишь 20% данных задач, способны принести наибольший результат. А так как 20% от общей части – это не много, чем 20% от общих дел, поэтому наибольшего результата добьётся тот человек, который делает все дела из плана, а не ограничивается значимыми задачами. Ключевой вывод из ориентированное на эффективное планирование – это обязательное выполнение всего, что было изначально запланировано. В таком случае, 100% объем плана будет сохраняться, а значит те задачи, которые способны принести максимум результата, будут наверняка выполнены.

Планирование рабочего дня

Грамотное планирование – это ключ к выполнению 100% го объема задач. Оно должно быть систематическим и охватывать определенный временной промежуток. К примеру, каждый вечер удобно составлять план на завтрашний день. Затраченное время на процесс планирования, не столь важно. Существенно, чтобы оно было конкретно определенно и постоянно осуществлялось. При эффективном планировании важно учитывать масштабные события и те, которые повторяются регулярно. Это может стать основой плана, а остальные дела просто будут привязываться к нему. Не забудьте при составлении плана оставлять незначительные временные «окна» на случае, если одна из задач потребует большего времени на выполнения. Так не произойдет накладки, и вы сможете все дела выполнять вовремя.

Навыки стратегического планирования предполагает правильную оценку своих сил. То есть объем установленных задач, должен соответствовать действительным возможностям. Чтобы оценить свою результативность, нужно постоянно контролировать выполнение всех пунктов плана. Так вы сможете увидеть, какие задачи постоянно не реализуются, почему это происходит, и в чем заключается сложность. В итоге, вы выявите причины низкой эффективности.

Итак, подводя итог, эффективное планирование рабочего процесса подразумевает грамотную постановку задач, систематическое составление плана, обязательное выполнение всех установленных дел и анализ собственной деятельности.

Рабочее время - это время, которое любой работник посвящает выполнению свой трудовой функции. Его продолжительность регламентирует трудовое законодательство.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Планирование рабочего времени является неотъемлемой частью управления им, то есть тайм-менеджмента. Это модное сегодня слово означает не просто управление временем, а его эффективное планирование для достижения целей предприятия. Ведь время - это один из ресурсов, использовать который нужно рационально.

Зачем и кому необходимо?

Говорить об управлении временем не совсем корректно. Его течение не зависит от действий человека, оно не ускоряется и не замедляется.

Управлять стоит использованием этого времени. Причем для предприятия это важно на всех уровнях - от руководителя до рядовых сотрудников. Эффективное использование этого ресурса напрямую сказывается на производительности труда, а значит и на прибыли.

Для любой компании планирование рабочего времени имеет и еще одно важное значение.

От того, какой фонд рабочего времени требуется для выполнения производственных задач, зависит численность сотрудников предприятия, а значит, и связанные с персоналом финансовые затраты.

Причины дефицита времени

Дефицит означает нехватку. В нашем случае - нехватку рабочего времени для выполнения поставленной перед конкретным сотрудником, подразделением или предприятием в целом задачи.

Результатом может быть срыв сроков исполнения заказа и его неблагоприятные последствия. Чаще всего, дефицит времени связан с некомпетентностью руководителя.

Можно выделить три группы причин, приводящих к дефициту времени:

личные качества руководителя;
действия руководителя;
независимые причины.

Личные качества руководителя, приводящие к потерям времени, могут проявляться в таких явлениях, как:

суетливость, то есть торопливое совершение беспорядочных действий;
постоянная спешка;
отсутствие полноценного отдыха из-за доработки дома.

Неграмотные же действия приводят к тому, что возникают:

низкая или отсутствующая мотивация у сотрудников;
нарушение коммуникации;
отсутствие ранжирования дел по степени важности;
неумение делегировать полномочия.

Независящие от руководителя причины, ведущие к нехватке времени у руководителя и его подчиненных, это:

слишком большое число заданий, дел, поручений;
незапланированные события (воры времени).

Эти причины, как правило, не возникают по отдельности. Они вытекают одна из другой.

В результате получается замкнутый круг, выбраться из которого позволит только правильное и рациональное планирование. И контроль за выполнением намеченных мероприятий и затраченным на них временем.

Какие задачи можно решить?

Планирование - это один из инструментов принятия различных управленческих решений. Оно предполагает постановку целей и определение путей ее достижения. То есть это своего рода возможность возможность заглянуть в будущее компании и решить, как именно и за какой срок туда можно добраться.

Планирование и управление рабочим временем позволяет решить следующие задачи:

повышение уровня эффективности деятельности:
контроль действий и затрат времени на них;
оптимизация рабочего графика;
совершенствование техник использования времени;
отсев неэффективных с точки зрения временных затрат видов деятельности;
рациональное планирование выполнения важнейших дел;
четкое разделение рабочего и личного времени.

Виды

Планирование времени на предприятии, как и любое планирование, может подразделяться на виды по различным критериям:

по охвату (общее и частное);
по содержанию (стратегическое, оперативное и текущее);
по объектам (кадровое, производственное, финансовое);
по периодам (краткосрочное, среднесрочное, долгосрочное);
по возможности изменений (жесткое и гибкое).

Планирование общего фонда

Планирование общего фонда невозможно без подсчета затрат рабочего времени. Для того чтобы понять, сколько требуется этого ресурса, используются различные методы.

Затем рабочее время необходимо нормировать, то есть, основываясь на результатах подсчета затрат и научно-обоснованных нормативов, вывести оптимальное время для изготовления одной единицы продукции или выполнения задания.

Нормирование - это ядро планирования общего фонда времени. Именно на его основе определяется количество необходимого персонала, затрат на , критерии стимулирования.

Общий фонд состоит из:

календарного;
номинального (календарный без выходных и праздников, но с учетом укороченных предпраздничных дней);
эффективного (сколько один работник отработал в плановый период).

Индивидуальное

Не менее важным, чем общее планирование, будет и тайм-менеджмент каждого сотрудника.

Здесь важно знать, кому установить жесткий график, а кто сам знает как планировать свое время максимально эффективно. И все же есть несколько важных моментов.

Например, выдерживать соотношение 60/40. То есть 60% рабочего времени распланировать для решения текущих задач, а 40% оставить на непредвиденные задания и творческую активность (два блока по 20%).

Этот и другие важные принципы планирования индивидуального рабочего времени сформулировал Л. Зайверт.

Он не выделял принципиальных различий между руководителями и специалистами в плане эффективности использования рабочего времени. Но некоторые аспекты все же хотелось бы отметить.

Руководителей

Для руководителя навыки планирования особенно важны.

В этом и заключается его функция: ставить цели, определять временные рамки для ее достижения и контролировать результат, а также делегировать полномочия, избавляясь от тех дел, которые могут выполнить специалисты.

Специалистов

Специалист планирует свое время, опираясь на поставленные руководителем задачи. Для него большое значение имеют навыки самодисциплины.

Планирование рабочего времени на предприятии

Любой план должен быть зафиксирован письменно, иначе он не существует. Облегчить управление временем поможет электронное планирование. Использование современных технологий не только позволит наглядно представить список дел.

Современные гаджеты способны напоминать своим владельцам о важных мероприятиях.

Общие правила

План необходимо составлять с вечера и с утра вносить в него коррективы.
Все внесенные в план дела необходимо разделить по времени на кратко-, средне- и долгосрочные.
Объем дел должен быть реалистичным, не стоит пытаться объять необъятное.
Фиксировать не только цели, но и предполагаемые результаты.
Определять приоритеты.
Устанавливать точные сроки исполнения каждой задачи.
Делегировать полномочия.
Регулярно следует корректировать планы.

Что включать в план?

В план необходимо включить абсолютно все дела, которые предстоит сделать в течение дня. Это позволит ничего не упустить на следующих этапах.

Записать необходимо все - от совещания у руководителя, до поздравления коллеги с днем рождения по корпоративной почте. Начать нужно с тех, которые имеют точное время: совещания, встречи, конференции и т. д.

Помимо поручений руководства, стоит включать и те дела, которые способствуют продвижению по карьерным ступеням. Например, повышение квалификации или творческую работу над проектом.

Расстановка приоритетов

Чтобы планирование времени действительно было эффективным, необходимо все внесенные в ежедневный (еженедельный, ежемесячный и т. д.) ранжировать по степени их важности и срочности. А затем выполнять в порядке убывания значимости.

Технология и методы

Наиболее часто для расстановки приоритетов и планирования времени используют такие методы, как Матрица Эйзенхауэра и Закон Парето.

Коротко это выглядит так:

все дела делятся на важные и срочные, важные и несрочные, менее важные и необязательные;
большую часть времени (до 80%) нужно посвятить наиболее важным и срочным;
делать это необходимо в начале рабочего дня.

Анализ эффективности

Проверить, насколько эффективно любой работник использует свое рабочее время, можно математическим путем. Для этого используют различные коэффициенты, например, экстенсивного использования времени.

Формула его расчета выглядит так:

Кэ = (общий фонд времени - перерывы в работе)/общий фонд времени.

Идеальное значение будет равно единице. Чем больше, Кэ от нее отличается, тем неэффективнее используется рабочее время.

по вине работника и по независящим от него причинам;
на личные потребности.

Для этого в числитель формулы подставляется нужное значение (в минутах), а в знаменателе так и остается общий фонд времени. Здесь зависимость обратная. Чем ближе это значение к единице, тем нерациональнее расходуется рабочее время.

Примеры

Планирование рабочего дня, недели или иного периода во многом зависит от специфики профессии. Особенно, если она предполагает элементы творчества.

Рассмотрим, на что стоит обратить внимание представителям таких профессий, как юрисконсульт и менеджер в банковской сфере.

Для юриста

Особенностью этой профессии является участие в судебных заседаниях. Следовательно, рабочий график обязательно включает расписание судебных процессов и процессуальных сроков подготовки тех или иных документов. Это самые важные и неотложные дела.

Время встреч и переговоров с клиентами согласуется, исходя из оставшимися свободными промежутков. То что осталось в результате, тратится на аналитику и составление отчетов.

План на день будет выглядеть примерно так:

Время	Жесткие сроки	Гибкие задачи
9-00	Оперативное совещание
10-00		Написать отчет для шефа
11-00		Посмотреть еще раз документы к процессу N
12-00	Судебное заседание по делу N
13-00		Обед
14-00		Просмотреть договоры поставки
15-00	Встреча с А, составление иска
16-00	Подготовить апелляцию по делу К
17-00		Проверить сроки процессуальных документов

Для менеджера в банке

Рабочий день банковского менеджера по кредитованию будет состоять из нескольких блоков:

назначенные встречи, привязанные ко времени;
оформление договоров по результатам встреч;
холодные звонки с целью расширения клиентской базы;
подготовка коммерческих предложений и т. д.

Планировка дня такого сотрудника может быть следующей:

И несколько советов напоследок:

Определяя важность задачи, стоит задать себе вопрос: «А что мне это даст?» И приступать к выполнению, только если ответ устраивает. Если же ответ не нравится, то вероятно, задачу можно пока отложить.
Первым делом, с утра, стоит выполнять самые неприятные, но важные дела.
Большие и сложные задачи лучше всего исполняются, если разделить их на маленькие и легкие.
Жизненно необходимо давать себе полноценный отдых от работы.

В свободной рыночной экономике внутрифирменное планирование становится основой самостоятельной трудовой деятельности многих категорий плановиков-менеджеров. Плановая деятельность персонала предприятий, как и всякая производственная работа, характеризуется различными показателями социальной и экономической эффективности.

Эффективность и результативность планирования зависит от следующих обязательных положений .

1) Общий план организации представляет собой системное объединение различных планов, связанных единством: сроков, структурных элементов, системных элементов.

2) Все планы должны опираться на единство целей, технологий, политики поведения на рынке, избранных стратегий, общую шкалу времени, единство персонала.

3) Стратегические, среднесрочные и краткосрочные планы, связанные перечисленными выше общими составляющими, являются самостоятельными документами.

4) Планирование осуществляется на основе учета изменений и общих тенденций и закономерностей по основным внутренним и внешним факторам.

5) Различные планы нуждаются в различной степени детализации и глубокой проработки.

6) Для осуществления процесса планирования необходимо изготовить требуемую информацию. Различные планы могут разрабатываться различными группами сотрудников, но при обязательном единстве руководства.

7) В процессе планирования должны участвовать все заинтересованные менеджеры иерархических и функциональных уровней.

8) Все участники планирования должны быть своевременно подготовлены к осуществлению процесса разработки планов.

9) Планирование как трудоемкий процесс требует достаточно много времени на обоснование деталей. Если планы разрабатываются эпизодически, то их качество резко снижается, поскольку страдает либо обоснованность, либо своевременность подготовки.

10) Каждый раздел плана и весь документ в целом нуждается в специальной экспертизе.

11) Процесс планирования целесообразно осуществлять по определенным, проверенным на практике, одинаково понимаемым участниками методикам.

12) Сотрудники организации должны быть своевременно ознакомлены с содержанием плана в целом и детально с содержанием тех работ, которые запланированы для них непосредственно.

13) Как в организациях так и в отдельных подразделениях необходимо иметь внутренних экспертов, способных профессионально оценить технологии, сроки и другие аспекты качества планов.

14) При формировании планов необходимо создать атмосферу приемлемости и целесообразности выполнения необходимых работ в установленные сроки. План не должен быть приказом сверху, он должен стать целесообразным для всех.

15) Для того чтобы планы были успешными в конкурентной борьбе, они наряду со стандартизованностью должны отличаться инновациями и оригинальностью .

Основными оценочными показателями эффективности плановой деятельности являются как абсолютные, так и относительные значения затрат и результатов, доходов и расходов, издержек и прибыли и других общеэкономических или корпоративных стандартов и нормативов. Остановимся более подробно на сущности таких важных планово-экономических показателей, как эффект и эффективность, стоимость и доходность, а также на современных методах их научного обоснования и практического расчета.

Всякий эффект показывает степень достижения некоторого заданного результата: как выполнена работа по производству товара и услуги, удовлетворяет ли она потребителя и будет ли продана, по какой цене ее можно продать, какова возможная прибыль? При оценке эффекта сравниваются фактические или ожидаемые показатели с установленным стандартом, эталоном, заранее принятой целью и другими экономическими данными. Вполне понятно, что оценить реальный эффект в разных сферах трудовой деятельности не всегда возможно, например в творческих видах труда. Однако в целом можно сказать, что эффект в общем виде представляет собой разность между результатами и затратами, между ценой товара и его себестоимостью, между плановыми (нормативными) и фактическими значениями показателя и т.д.

Эффективность характеризует соотношение полученного эффекта с затратами на его осуществление и является своего рода ценой или платой за достижение данного результата. Если же результат, например заданная цель, вообще не достигнут, то и эффективность теряет свое положительное экономическое значение. В практике показатель эффективности выражает величину дохода (прибыли) на единицу затрат, например, рентабельность изделия, труда и производства и т.д.

В процессе внутрифирменного планирования понятия «эффект» и «эффективность» трактуются как широкие общенаучные категории, включающие научные, технические, социальные, экономические и другие результаты .

Научный эффект связан с открытием новых явлений материального мира или закономерностей его развития, а также с выявлением практических возможностей их использования в хозяйственной деятельности и установлением оптимальных параметров и показателей применения результатов научных исследований в конкретных сферах человеческой деятельности.

Технический эффект характеризуется получаемым преимуществом создаваемых или улучшаемых технологических систем машин, рабочих приборов и других производственных ресурсов по сравнению с наиболее прогрессивными средствами в данной технической области.

Социальный эффект отражает развитие человеческого фактора, рост квалификации и изменение профессионального состава персонала, а также улучшение условий труда и повышение его продуктивности.

Экономический эффект означает сокращение или экономию производственных ресурсов на изготовление продукции, товара или услуги, например материальных или трудовых затрат на единицу полезной мощности или других конечных результатов.

В рыночных условиях в соответствии с действующими рекомендациями по оценке инвестиционных проектов и их отбору для финансирования установлены следующие виды экономической эффективности :

Коммерческая (финансовая) эффективность, учитывающая финансовые последствия реализации инновационного бизнес-проекта для его непосредственных участников;

Бюджетная эффективность, отражающая финансовые результаты осуществления разработанного проекта для федерального, регионального или местного бюджетов;

Народнохозяйственная эффективность, содержащая связанные с реализацией запланированного проекта экономические затраты и результаты, выходящие за пределы прямых финансовых интересов участников инвестиционного проекта и допускающие измерение и оценку стоимостных результатов.

Показатели коммерческой эффективности характеризуют соотношение финансовых затрат и результатов, обеспечивающих требуемую норму доходности. Они могут рассматриваться как для всего бизнес-проекта в целом, так и для его отдельных участников с учетом долевого вклада каждого из них в общий финансовый результат. Основным показателем коммерческой эффективности служит поток реальных денежных средств.

Показатели бюджетной эффективности отражают влияние осуществляемого инвестиционного проекта на повышение доходов и снижение расходов соответствующего бюджета как федерального, так и регионального или местного уровня управления. Здесь основным показателем выступает бюджетный эффект. Он определяется как превышение доходов соответствующего бюджета над его расходами за период осуществления данного проекта.

Показатели народнохозяйственной эффективности определяют основные экономические результаты проекта с учетом интересов государственных, федеральных, отраслевых и других организаций и хозяйственных субъектов.

Разработка и обоснование наилучшего варианта будущего плана-проекта производственной деятельности предприятия в соответствующих рыночных условиях предполагает правильный выбор критерия экономической эффективности и оценку затрат и результатов. В свободных рыночных отношениях предприятий, где действуют законы спроса и предложения, основным критерием эффективности экономической деятельности производителей и предпринимателей выдвигается максимально возможная прибыль, наибольший совокупный доход. Этот критерий не только отвечает основным требованиям рынка, но и соответствует главной цели каждого предприятия, как известно, состоящей в максимизации прибыли.

Процессы обоснования критерия экономической эффективности и формулирования стратегических целей развития предприятия или фирмы тесно взаимосвязаны и играют важную роль как во внутрифирменном планировании, так и в организации производственной и предпринимательской деятельности. Под критерием эффективности в экономической теории принято понимать совокупность требований, целей и задач, обеспечивающих получение наивысших конечных результатов. Проведенный обзор принятия инвестиционных решений подтверждает важное значение правильного выбора основных целей компании в процессе внутрифирменного планирования . Разработанные планы с учетом конкретной цели развития предприятия не могут иметь универсального применения. План-проект, обоснованный для одной фирмы с целью максимизации ее прибыли, может оказаться совершенно неприемлемым для другой компании, стремящейся максимизировать рост выручки от продажи своих товаров и услуг. Поэтому необходимо иметь в каждом случае четкие цели и критерии оценки экономической деятельности предприятия на первых этапах разработки внутрихозяйственных планов.

Приведем перечень основных экономических показателей, которые могут применяться в качестве оценочных критериев эффективности как плановой, так и всей производственно-хозяйственной деятельности .

1) Чистый дисконтированный доход (ЧДД) представляет собой общую сумму эффекта за весь планируемый или расчетный срок действия проекта производства товаров и услуг, приведенную к начальному периоду времени. ЧДД можно также выразить как превышение интегральных результатов над интегральными затратами за соответствующий период.

2) Индекс доходности (ИД) характеризует отношение суммы приведенных эффектов к общей величине капитальных вложений.

3) Внутренняя норма доходности (ВНД) определяет такую норму дисконта, при которой величина приведенных эффектов равна величине приведенных капиталовложений.

4) Срок окупаемости проекта устанавливает минимальный временной интервал со дня осуществления проекта, за пределами которого интегральный эффект имеет положительное значение. Этот период, измеряемый в днях, месяцах и годах, определяет такой срок, начиная с которого общие первоначальные затраты на осуществление инвестиционного проекта покрываются совокупными результатами.

Таким образом в процессе внутрифирменного планирования, помимо рассмотренных критериев эффективности, могут быть использованы для установления и выбора оптимальных значений планируемых показателей частные критерии: себестоимость, материалоемкость, трудоемкость, рентабельность, безубыточность, объем продаж, доход акционеров, рыночная цена и др. Выбор тех или иных экономических показателей в качестве оценочных критериев эффективности зависит от конкретных производственных условий. Однако во всех случаях экономисты-менеджеры должны уметь добиваться при существующих ограничениях своей цели: получать максимальные результаты или иметь минимальные затраты.

Позволяющей выделить и расставить приоритеты, остается матрица Эйзенхауэра. Ее начало было положено 14 октября 1890 года одновременно с рождением ее основателя Дуайта Эйзенхауэра в городе Денисоне, штат Техас. Семья Эйзенхауэров была обычной и ничем особым не выделялась.

Во время церемонии закладки здания музея Эйзенхауэра 4 июня 1952 года Дуайт произнес: «Позднее я понял, что мы были очень бедными. Мы знали только то, что не уставали нам повторять наши родители – все пути открыты для вас. Не ленитесь, воспользуйтесь ими». Родители, Дэвид и Айда, этими возможностями никогда не пользовались, при этом все свои надежды возлагали на своих сыновей. Они развили в них такие качества как самостоятельность, честность и целеустремленность. Именно эти качества в дальнейшем сыграли ключевую роль в жизни одного из сыновей – выдающегося человека, мужа, отца, генерала и президента США.

Умение владеть собой к Дуайту пришло не вдруг и не сразу. Путь к овладению этим навыком был долгим и интересным. Первые способности лидера и организатора у него проявились во время организации дружеских матчей по футболу или бейсболу между школами. Последующее развитие и совершенствование своих способностей продолжилось в военной академии, а после – в регулярной армии. За свои достижения Дуайт Эйзенхауэр был удостоен звания майора и в 1925 году был направлен в командирскую и штабную школу Ливенуорта, штат Канзас.

Отличительной особенностью школы являлась методика преподавания. Обучение заключалось в организации конкретных военных игр. Слушатели получали задания в виде вводных, в которые входила информация о враждебных соединениях, численности противника, особенностях местности, позиции, выбранной стратегии и другие показатели. Руководствуясь полученными данными, командующим нужно было организовать работу штаба, определить зоны ответственности между своими подчиненными и выработать четкий план действий, направленный на выполнение боевой задачи.

Нагрузки в штабной школе были на грани человеческих возможностей, но не для Дуайта Эйзенхауэра. Он умело начал применять разработанную им же методику планирования и расстановки приоритетов, которая не только не утратила своей актуальности, но и является одной из ключевых в области планирования. Предложенная Эйзенхауэром методика позволяет рассортировать дела одновременно по срочности и важности. Он выделил четыре критерия, по которым можно определить и выделить наиболее приоритетные задачи для последующего влияния на итоговый результат. Важность определяется тем, насколько результат выполнения влияет на деятельность.

Срочность одновременно определяется двумя факторами:

Насколько быстро надо решить задачу;
Как взаимосвязано выполнение задачи с временным интервалом.

В соответствии с матрицей Эйзенхауэра необходимо отнести каждое дело к одному из четырех критериев:

Матрица Эйзенхауэра

К каждому из четырех обозначенных критериев относится определенный перечень дел. Их мы разберем немного подробнее. В таблице 1.1. приведен перечень ключевых показателей, соответствующих одному из четырех критериев, по которым можно определить, попадает под них та или иная задача или нет.

Таблица 1.1. Показатели срочности и важности задач

Тип задач: «Срочно и важно»

В этот квадрант попадают дела, которые либо вышли из-под контроля, либо были не запланированы и возникли внезапно . Все, что соответствует приведенным критериям в обозначенном квадранте, предстоит решить самостоятельно и оперативно. Промедление в решении таких задач может привести к значительному ущербу и потерям. Если список дел, попавших в данный квадрант, не уменьшается, а наоборот, регулярно пополнятся, то можно сделать вывод, что присутствуют проблемы с планированием. Решением будет являться пересмотр своей деятельности и прохождение специализированного обучения методикам эффективного планирования.

Тип задач: «Важно, но не срочно»

Это основные задачи, которые должен решать менеджер любого уровня. Данные задачи относятся к задачам, ориентированным на будущее. Применяя правило 80/20 или принцип Парето , сформулировав его следующим образом: «20% дел – это ключевые дела, которые необходимо выполнить для получения 80% результата», вы начинаете эффективно, а самое главное, правильно использовать свое рабочее время . Более того, вы умеете расставлять приоритеты и в совершенстве владеете навыками самоорганизации.

Для достижения успеха необходимо приложить максимум усилий. Требуется определенное старание, направленное на выполнение дел, определенных как важные, но не срочные. На эти задачи должно уходить максимальное количество времени. Своевременное решение этих задач в дальнейшем предотвратит многие кризисные ситуации, а возникновение новых возможностей станет нормой. Остается добавить: «Так держать!».

Оставшиеся два квадранта являются обычными поглотителями времени. Я бы не стал тратить на их описание свое время, но все же, для понимания процесса работы с матрицей Эйзенхауэра, постараюсь кратко изложить их суть.

Тип задач: «Срочно, но не важно»

Если в данный квадрант начинает попадать все больше дел, то у вас проблемы, которые необходимо срочно решать, либо вы просто не умеете расставлять приоритеты. Вы делаете абсолютно все, кроме своей работы .

Помните лирическую комедию режиссера Эльдара Рязанова «Служебный роман»? Вы уже догадались, какого героя я решил привести в пример? Конечно, это – общественница Шура. Чтобы все вернулось на свое место, вам надо вспомнить свое предназначение. А для этого просто проиграйте следующий эпизод, меняя роли. Представьте себя с одной стороны Людмилой Прокофьевной, а с другой – той самой Шурой, и проговорите следующий диалог:

Л.П. : Шура, если память мне не изменяет, вы числитесь в бухгалтерии?

Ш. : По-моему, да.

Л.П. : Вы это хорошо помните?

Ш. : Да, по-моему.

Л.П. : Вот идите и займитесь своим делом.

А как мы уже определили, ваше дело – это решение важных, но не срочных задач.

Тип задач: «Неважно и не срочно»

Мне вас искренне жаль. Вы просто прожигаете жизнь и растрачиваете свою энергию на абсолютно ненужные дела. Если вы перегорели на работе и начинаете замечать, что стали чаще убивать время, то можно сказать, что ваша деятельность стала неэффективной.

Решение одно – срочно пройти специализированное обучение по личной эффективности , мотивации и методикам эффективного планирования.

Впервые статья была опубликована на Executive.ru 20 октября 2013 года в рубрике «Творчество без купюр». Реанонсирована в контентном блоке в рамках специального проекта редакции

Источник фото: twitter.com, личные архивы автора